Tätigkeit als Vertrauensanwalt im Rahmen eines Hinweisgebersystems

Wieso richten Unternehmen ein Hinweisgebersystem in Form des/der Vertrauensanwalts/anwältin ein. Was ist das?

Die Einrichtung der Funktion des/der Vertrauensanwalts/-anwältin für ein Unternehmen ist Teil des Unternehmens-Compliance-Konzepts. Compliance bedeutet die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien im Unternehmen. Dies ist das Ziel und Teil der Unternehmenskultur. Zur Erreichung dieses Ziels werden in der Regel verschiedene Maßnahmen ergriffen (betriebsinterne Compliance-Struktur, Einrichtung des Compliance-Komitees oder der Position des Compliance Officers, Einführung von Compliance-Richtlinien sowie die stetige Sensibilisierung für das Thema Compliance durch Schulungen.

Durch das Hinweisgebersystem besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter des Unternehmens Hinweise auf Regelverstöße im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Unternehmens geben können, insbesondere auf Straftaten wie Korruptionsdelikte wie Bestechung, Bestechlichkeit, Vorteilsannahme oder Betrug, Untreue, aber auch sonstige erhebliche Regelverstöße oder drohende Missstände bzw. Gesetzesverstöße sowie auf die Einhaltung der Unternehmens-Compliance-Richtlinien. 

 

Wozu dient das Hinweisgebersystem?

Die Ausgangsüberlegung ist, dass die Mitarbeiter meist am besten sehen, ob und wo etwas im Betrieb nicht entsprechend den gesetzlichen und internen Vorgaben läuft. In den verschiedenen Skandalen der letzten Jahre, die durch die Presse gingen, in denen die unternehmensinterne Compliance offensichtlich versagt hatte, kamen die relevantesten Hinweise von Mitarbeitern der Unternehmen. Teil der Fehlerkultur ist es auch, die Chance zu nutzen, aus Fehlern zu lernen und es in Zukunft besser zu machen. Möglicherweise will ein/e Mitarbeiter/in zwar intern nicht den eigenen Fehler offenlegen, sieht aber das Risiko- oder Wiederholungs¬potential und die Möglichkeit der Vermeidung. Der/Die Einzelne kann sich in einer Situation befinden, die es ihm oder ihr persönlich schwierig erscheinen lässt, die für das Unternehmen so wertvolle und notwendige Mitteilung zu machen. Auch wenn ein Vorgesetzter trotz entsprechender Meldung untätig bleibt und keine Abhilfe schafft, bietet das Hinweisgebersystem ein Korrektiv. Das Angebot zur Kontaktaufnahme zum/zur Vertrauensanwalt/-anwältin soll die bestehenden Möglichkeiten, sich an Vorgesetzte, Geschäftsleitung oder Betriebsrat zu wenden, nicht ersetzen, sondern ergänzen. Sinn des Hinweisgebersystems ist es, möglichst frühzeitig Hinweise zu erhalten, um Missstände zu beseitigen und Schaden für das Unternehmen zu vermeiden, abzuwenden oder zu minimieren. Wenn der/die Mitarbeiter/in Kenntnis von schädigenden Verhaltensweisen oder Risiken hat, die das Unternehmen wirtschaftlich oder dessen Ansehen gefährden, dann kann dessen/ deren Hinweis zur Beseitigung beitragen.

Ein zweiter Aspekt ist, dass das deutsche Arbeitsrecht Arbeitnehmer und Unternehmen in einer gegenseitigen Treuepflicht sieht. Aufgrund dieser Treuepflicht ist ein Arbeitnehmer verpflichtet, seine Informationen innerhalb des Unternehmens weiterzugeben und intern auf Abhilfe zu drängen. Hierzu gehört auch die Meldung in einem Hinweisgebersystem mit Freigabe zur Kommunikation an das Unternehmen. Erst wenn dieser Weg erfolglos ist und meldepflichtige Delikte im Sinne des § 138 StGB vorliegen oder Gefahr für Leib und Leben besteht, darf der Arbeitnehmer Hinweise an externe Stellen wie Behörden oder gar Medien geben. Anderenfalls riskiert er/ sie straf- und arbeitsrechtliche Sanktionen.

 

Was hat der/die Vertrauensanwalt/-anwältin für eine Stellung und was ist dessen/ deren Aufgabe?

Die Stellung des/ der Vertrauensanwalts/-anwältin ist außerhalb des Unternehmens, er/ sie ist neutral und außerhalb der betrieblichen Hierarchien, unabhängig von Geschäftsleitung, Rechtsabteilung und Betriebsrat. Der/ Die Vertrauensanwalt/-anwältin dient als Anlaufstelle für den vom Unternehmen benannten Personenkreis, die einen Missstand im Unternehmen melden wollen. Er/ Sie kümmert sich – in Absprache mit dem Hinweisgeber – um die Behebung des Missstandes.

 

Welchen Hintergrund hat ein Vertrauensanwalt?

Als Rechtsanwälte beschäftigen wir uns mit verschiedensten Themengebieten wie Compliancefragen, gesetzliche und behördliche Vorgaben in verschiedensten Wirtschaftsbereichen, (Arbeits)Strafrecht, Arbeitsschutz, Arbeitsrecht einschließlich Beschäftigtendatenschutz. Das harmoniert mit der Funktion als Vertrauensanwalt/-anwältin. Andere Bezeichnungen für einen externen Beauftragten sind, abhängig von den Aufgaben, auch „Ombudsman/ Ombudsfrau“, „whistleblower-hotline“ oder im öffentlichen Dienst „Antikorruptionsbeauftragte“. Ausgangspunkt ist meist, dass der/ die Vertrauensanwalt/-anwältin noch nie eine Vorbefassung für oder gegen das Unternehmen hatte und keinerlei Verbindung zu den Mitarbeitern des Unternehmens oder dem Betriebsrat besteht.

 

Wer darf das Angebot nutzen und welche Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme gibt es?

Die uns beauftragenden Unternehmen definieren den Kreis derer, die Hinweise geben dürfen. So kann das Angebot zur Kontaktaufnahme nur für Mitarbeiter gelten, die bei beabsichtigter Abgabe von Hinweisen Bedarf für ein objektives, persönliches und vertrauliches Gespräch haben und sich nicht an einen Mitarbeiter im Haus wenden möchten, aber auch die Ausweitung auf Kunden und Lieferanten ist denkbar. Durch das Gespräch oder den Kontakt mit dem/der Vertrauensanwalt/-anwältin entstehen dem/der Hinweisgeber/in – außer den Verbindungsentgelten oder Porto – keine Kosten, diese trägt das Unternehmen. Wir bieten in der Regel für eine erste Kontaktaufnahme die Möglichkeit per Telefon, per Mail oder per Post. Auch eine elektronische Meldelösung über ein Formular ist denkbar, wobei in diesem Falle die weitere Kommunikation und Rückfragen erschwert sind. Soweit im weiteren Verlauf ein persönliches Treffen erforderlich wird, ist auch dieses möglich.

 

Wie ist die Zusammenarbeit zwischen Hinweisgeber und dem/der Vertrauensanwalt/-anwältin, welchen Inhalt soll ein Hinweis haben?

Ein Hinweis ist für alle Beteiligten nur dann sinnvoll, wenn er konkret ist und die Freigabe zur Kontaktaufnehme mit dem Unternehmen erteilt wird, ansonsten verschwindet ein möglicherweise wichtiger Hinweis „im toten Briefkasten“. Der/ Die Hinweisgeber/in sollte daher unbedingt Tatsachen mitteilen (wer, wann, was, wie etc. etwas getan oder unterlassen hat), worin er/ sie die Gefährdung oder den Schaden sieht, die den Missstand auch für einen Außenstehenden wie dem/der Vertrauensanwalt/-anwältin nachvollziehbar macht sowie Abhilfemöglichkeiten, soweit ihm/ ihr diese bekannt sind. Wenn er/ sie einen Verdacht meldet, benötigen wir die Tatsachen, auf die sich der Verdacht stützt.

 

Was passiert mit der Meldung?

Wenn der/ die Hinweisgeber/in uns Hinweise auf einen Missstand mitteilt, erfassen wir gemeinsam mit dem/ der Hinweisgeber/in die Fakten und wir geben eine erste rechtliche Einschätzung. Hinweise geben wir an das Unternehmen weiter, wenn der/ die Hinweisgeber/in die Freigabe erteilt. Bei Freigabe für die Weitergabe und wenn wir den Hinweis für die uns auferlegten Aufgaben für relevant erachten, prüfen wir rechtlich, ob und welche Handlungsempfehlungen wir für das Unternehmen aussprechen und geben diese zusammen mit der Information, die wir vom/ von der Hinweisgeber/in erhalten haben, an das Unternehmen weiter. Wir selbst ermitteln keine Tatsachen innerhalb des Unternehmens. Der Bereich Compliance übernimmt innerhalb des Unternehmens in der Regel die Bearbeitung und Aufklärung der Hinweise, er prüft, ermittelt den Sachverhalt und wendet sich erforderlichenfalls an die Strafverfolgungsbehörden. Im Falle der Selbstbelastung erörtern wir mit dem/ der Hinweisgeber/in die Notwendigkeit, dass er/ sie sich einen Anwalt sucht, der seine/ ihre Interessen wahrnimmt. Bei Beschuldigungen, die sich gegen Personen richten, prüfen wir, ob die Tatsachen ausreichen, dass Ermittlungen aufgenommen werden. Ohne Freigabe oder wenn es keinen hinreichenden Tatverdacht gibt, werden die Hinweise, soweit sie sich gegen identifizierte oder identifizierbare Personen richten, gelöscht.

 

Wie verhält sich das mit der Vertraulichkeit und dem Datenschutz, wenn der/die Hinweisgeber/in Kontakt mit uns aufnimmt?

Wir werden in unserer Funktion als Rechtsanwälte tätig. Die bei uns eingehenden Informationen unterliegen datenschutzrechtlich den strengen Vorgaben für Anwaltsakten. Sie finden die aktuellen Datenschutzhinweise auf unserer Internetseite (www.kleiner-law.com unter der Rubrik Datenschutz). Die Unternehmen verzichten uns gegenüber unwiderruflich auf ihren Auskunftsanspruch hinsichtlich der Person des Hinweisgebers, um dem Hinweisgeber vollständige Vertraulichkeit zu gewährleisten. Die uns beauftragenden Unternehmen sind an den Informationen interessiert, um Schäden abzuwenden, nicht an der Person des/der Hinweisgeber/in. Die Vertraulichkeit wird von uns geschützt, soweit es uns rechtlich möglich ist. Die Grenze der Vertraulichkeit ist aber dann erreicht, wenn der/ die Vertrauensanwalt/ Vertrauensanwältin von einer geplanten schweren Straftat (z.B. Mord, Totschlag, erpresserischer Menschenraub oder Straftaten einer terroristischen Vereinigung) erfährt, bei der sogar ein Rechtsanwalt nach §§ 138, 139 Strafgesetzbuch zur Meldung gegenüber den Strafverfolgungsbehörden verpflichtet ist. Auch die Zugriffsmöglichkeiten der staatlichen Strafverfolgungs¬behörden im Rahmen eines etwaigen Strafverfahrens können durch uns oder das Unternehmen nicht beeinflusst werden, ebenso wenig können Zusagen zur Straffreiheit durch Strafverfolgungs¬behörden gemacht werden. Diese entscheiden unabhängig. 

Aufgrund der derzeitigen rechtlichen Bestimmungen kann der Hinweisgeber in manchen Konstellationen nur geschützt werden, wenn die Meldung anonym an das Unternehmen weitergegeben wird. Sofern der/ die Hinweisgeber/in auf die namentliche Nennung besteht und es sich um personenbezogene Informationen Dritter handelt, die wir an das Unternehmen weitergeben, muss der vom/ von der Hinweisgeber/in Beschuldigte grundsätzlich spätestens einen Monat nach der Meldung an das Unternehmen durch dieses über den Vorgang informiert werden (Art. 14 Abs. 3 lit a DSGVO) bzw. einen Monat nach Abschluss der Ermittlungen – auch über die Person des Hinweisgebers. In den meisten Fällen werden wir daher also anonyme Meldungen erhalten und weitergeben. Hierdurch entsteht ein gewisses Dilemma, denn Anonymität begünstigt Denunziantentum. Aufgrund der Möglichkeit der anonymen Meldung und um das eigennützige Missbrauchsrisiko zu minimieren, müssen Beschuldigungen, die sich gegen namentlich benannte Personen richten, auf Tatsachen basieren und werden nur nach intensiver Prüfung weitergegeben.

 

Ein Wort zum Schluss

Nur derjenige Erfolg zählt, der mit legalen Mitteln erzielt wird. Compliance ist eine Managementaufgabe, die von Vorbildern, klaren Vorgaben und ebenso klarer Kommunikation lebt. Alle Mitarbeiter müssen angehalten werden, im Arbeitsalltag ihr Werteverständnis, ihr Unrechtsbewusstsein und die Eigen- und Fremdwahrnehmung im Blick zu behalten. Dadurch wird das Risiko wirtschaftskrimineller Handlungen im Unternehmen gesenkt. Dies wird insbesondere auch durch regelmäßige Schulung erreicht. Bei der Einschätzung von Lebenssachverhalten im Compliance-relevanten Themenfeld arbeiten wir gerne mit Ihrem Unternehmen und für Sie mit den Hinweisgebern zusammen, um Ihr Unternehmen compliant zu halten. Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems in einem Unternehmen ist nicht gleichbedeutend damit, dass davon auszugehen ist, dass es Missstände gibt. Im Gegenteil, es zeigt den offenen Umgang mit allen Eventualitäten und der Entschlossenheit des Unternehmens zur Abhilfe.

Wenden Sie sich vertrauensvoll an uns, damit wir eine passgenaue Lösung für ein Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen finden.

 

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